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一．應(yīng)用企業(yè)簡況：

四川省閬中市泰安運(yùn)業(yè)有限責(zé)任公司是一家集客貨運(yùn)輸、汽車銷售、汽修汽配等相關(guān)業(yè)務(wù)為一體的多元化公司。該公司上年度收入298.80元，主營收入298.8萬元，資產(chǎn)總計(jì)80萬元。近年來堅(jiān)持深化公司改革，改變單一經(jīng)濟(jì)，實(shí)行多業(yè)并舉，漸漸步入健康發(fā)展的軌道，至今為止該公司在全川各地?fù)碛?家地級分公司。

其公司管轄車輛共計(jì)861輛，其中掛靠車輛662輛，是一家比較大的運(yùn)輸企業(yè)，運(yùn)輸業(yè)務(wù)遍布全國各地。在沒有使用管理軟件管理之前，該公司擁有400多輛車，僅處理掛靠車輛相關(guān)業(yè)務(wù)的管理人員及業(yè)務(wù)人員就有十幾個人，但是這多業(yè)務(wù)人員，還是忙不過來。導(dǎo)致業(yè)務(wù)辦理不及時(shí)，客戶流失等問題，每年30幾個客戶的流失量比新掛靠量還高，于是迫于集團(tuán)的壓力，該公司必須要利用信息技術(shù)對掛靠業(yè)務(wù)進(jìn)行單獨(dú)管理。

二．企業(yè)在實(shí)施信息化之前存在的問題：

在與公司管理層溝通過程中，發(fā)現(xiàn)了公司很多管理都還處于傳統(tǒng)的管理模式，一大群人圍著幾百輛車的掛靠資料忙碌，每天就是在不停的填資料，找資料，印資料和改資料。不僅浪費(fèi)了大量的人力物力，還讓客戶對公司產(chǎn)生不信任感。我們深入該公司內(nèi)部了解到他們存在以下這些問題：

1、車輛的掛靠信息管理困難：公司幾乎有90%的車輛都是掛靠經(jīng)營的形式進(jìn)行運(yùn)輸業(yè)務(wù)，所有掛靠資料都是通過電子表格管理管理，15張電子表格，相互之間都有嵌套。每天都需要手工來查找和統(tǒng)計(jì)數(shù)字，不僅工作量大、效率低，還經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)出錯、成本浪費(fèi)、工作延誤。

2、業(yè)務(wù)到期提醒不到位：對于掛靠車輛而言，保險(xiǎn)信息、二級維護(hù)、運(yùn)營證、年審、駕駛證以及車主欠費(fèi)還款等需要及時(shí)了解是否到期，但在客戶的實(shí)際管理過程中，這些信息都不在一個表中，每天要在600多輛車的信息中查找要到期的車輛信息，然后篩選打印出來一個個打電話通知。

3、到期業(yè)務(wù)處理不及時(shí)：對于沒能及時(shí)協(xié)助處理的到期業(yè)務(wù)，沒有再繼續(xù)提醒同時(shí)又忘了做好備注，等過一段時(shí)間后，發(fā)現(xiàn)每個月至少有20%的車輛沒有及時(shí)處理。導(dǎo)致客戶的不滿意，同時(shí)公司又要承擔(dān)補(bǔ)辦所帶來的工作量。

4、財(cái)務(wù)漏洞大，收入支出不清楚：公司除了日常的運(yùn)輸業(yè)務(wù)盈利以外，還通過收取掛靠管理費(fèi)、服務(wù)費(fèi)以及代辦業(yè)務(wù)的中間費(fèi)，近1000臺車的服務(wù)費(fèi)和管理費(fèi)，每天都是幾百萬的收入，但在實(shí)際的管理過程中，經(jīng)常出現(xiàn)漏收或者是少收，對于公司都是很大的損失。如果有遇到車主欠款賴賬的，根本無法及時(shí)處理，年底查賬總有很多問題，甚至差額達(dá)到3萬以上。

三．系統(tǒng)解決方案：

以上問題主要是因?yàn)闆]有公司對企業(yè)信息化沒有引起足夠重視，如果龐大的掛靠業(yè)務(wù)沒有使用任何管理系統(tǒng)支撐。針對這些問題，再結(jié)合我們百盛車輛掛靠管理系統(tǒng)核心管理思想和具體管理功能，幫助該公司建立起了一套完善的管理體系和管理流程，從根上解決了他們管理問題。

首先，我們車輛掛靠管理系統(tǒng)恰恰符合他們對于掛靠車輛業(yè)務(wù)管理流程的要求。從掛靠的資料來講，豐富的登記資料，從車主證件資料、通訊方式到司機(jī)的駕駛證、行駛證、身份證等一應(yīng)俱全，保證了在出現(xiàn)相關(guān)事故的時(shí)候，能夠規(guī)避因車主或司機(jī)逃避而公司需被迫承擔(dān)責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)。并且在證件的管理上，不再依賴原始紙質(zhì)復(fù)印件進(jìn)行存檔，而是將掃描復(fù)印件以電子檔的形式存入管理系統(tǒng)中，這樣就不必每次都從檔案袋中查找復(fù)印，可以直接在管理軟件中輸入車牌號調(diào)出打印。

其次，對于業(yè)務(wù)到期處理的管理，產(chǎn)品本身提供的信息提醒功能就可以解決掛靠車輛到期業(yè)務(wù)提醒不到位的問題，根據(jù)他們實(shí)際業(yè)務(wù)情況，設(shè)置了提前15天提醒，這樣系統(tǒng)每天就會自動提醒哪些車輛的某個業(yè)務(wù)到期了。針對他們每天忙碌打電話的問題，我們提供了短信群發(fā)功能，通過短信平臺，可以一鍵發(fā)送信息給客戶，除了業(yè)務(wù)到期的提醒和費(fèi)用到期的提醒以外，還加入了車主生日、節(jié)假日短信問候功能，體現(xiàn)了公司的貼心服務(wù)及關(guān)懷客戶的態(tài)度。

再次，我們在財(cái)務(wù)費(fèi)用管理上，做了更加嚴(yán)謹(jǐn)合理的功能開發(fā)，特別是對于他們按年收取一定管理費(fèi)的需求，通過系統(tǒng)中服務(wù)費(fèi)管理功能解決了這一問題，并且形成了收費(fèi)報(bào)表，車主欠費(fèi)報(bào)表以及公司財(cái)務(wù)收支報(bào)表。通過報(bào)表，公司管理層可以隨時(shí)知有哪些車主沒有交管理費(fèi)，每個車主的借款還款情況，對公司收支一目了然。

系統(tǒng)實(shí)施過程：

在正式實(shí)施之前，對公司的環(huán)境做了分析，包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，計(jì)算機(jī)狀況，辦公環(huán)境等等，通過查看和評估后，發(fā)現(xiàn)由于該公司之前對信息化的認(rèn)識不足，公司就4臺電腦，其中2臺比較老舊。于是根據(jù)我們的軟件環(huán)境要求與公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，重新部署了1臺服務(wù)器，2臺PC機(jī)，并且對局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行改造升級。能夠達(dá)到同時(shí)使用5個客戶端進(jìn)行操作。

首先我們根據(jù)實(shí)際情況對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典和流程配置進(jìn)行了規(guī)劃，比如部門的設(shè)置，操作人員權(quán)限的設(shè)置。明確了每個操作員的責(zé)任、管理流程與操作系統(tǒng)的權(quán)限。業(yè)務(wù)員有編輯權(quán)限，主管有審核權(quán)限，副總及總經(jīng)理擁有刪除權(quán)限。

在實(shí)施階段，該公司很多員工有抵觸情緒，不愿意使用管理系統(tǒng)，因?yàn)橛X得操作麻煩，習(xí)慣于紙質(zhì)文檔和電子表格管理，就拿管理資料的文員來說，認(rèn)為這樣大規(guī)模的錄入資料很麻煩。在實(shí)施過程中很不順利，導(dǎo)致系統(tǒng)遲遲不能上線。通過溝通之后，我們針對所有員工進(jìn)行了一次一天的現(xiàn)場演示培訓(xùn)，并通過我們的試用版進(jìn)行實(shí)際的操作演練，做到每一步都模擬真實(shí)的業(yè)務(wù)操作；并且第一次使用了我們的視頻培訓(xùn)教程輔導(dǎo)培訓(xùn)。

與此同時(shí)，我們也發(fā)現(xiàn)該公司所有的掛靠車輛信息管理都不到位，掛靠資料也不完整，有的缺少行駛證、有的缺少司機(jī)身份證資料，有的缺少保險(xiǎn)資料，甚至還有相關(guān)證件、復(fù)印件丟失的檔案。在和該公司領(lǐng)導(dǎo)溝通之后，為實(shí)現(xiàn)公司信息化戰(zhàn)略的第一步，領(lǐng)導(dǎo)要求強(qiáng)制錄入，并且在錄入過程中與車主聯(lián)系來完善資料。錄入完成之后對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，讓所有部門進(jìn)行試用，一周的總結(jié)和調(diào)整之后，針對個別操作人員的權(quán)限進(jìn)行了微調(diào)，系統(tǒng)順利上線，并且上線后的第一個月，到期業(yè)務(wù)就及時(shí)快速地辦理完成了，沒有出現(xiàn)漏辦或者費(fèi)用漏收的情況。

四．效益分析與評估：

該客戶上線一年，業(yè)務(wù)辦理能力就提高了45%，車主投訴也減少了72%。到目前為止該客戶公司已經(jīng)使用了百盛車輛掛靠管理系統(tǒng)5年了，在這期間沒有出現(xiàn)過因?yàn)闃I(yè)務(wù)辦理不及時(shí)，服務(wù)不到位而讓車主流失的情況，并且每年以20輛車的速度增長。在車輛增加的同時(shí)，人員卻沒有增加，每年為公司節(jié)約了進(jìn)10萬的成本。在財(cái)務(wù)的管理上，堵住了相關(guān)操作人員暗箱操作，鉆漏洞謀取個人利益的問題。

在使用的過程中，根據(jù)客戶管理上的需求和發(fā)展對產(chǎn)品進(jìn)行了定制化的調(diào)整，比如增加了銀行貸款管理，因?yàn)樵摴旧婕暗杰囍鹘杩顔栴}，這樣既服務(wù)了車主，同時(shí)也為公司增加了收入項(xiàng)目，但是遇到有車主還款不及時(shí)或者還款后沒有登記的，針對這種情況我們在新的版本中加入借款還款管理；同時(shí)增加了運(yùn)費(fèi)結(jié)算管理和司機(jī)費(fèi)用的管理。

五．信息化實(shí)施過程中的主要體會、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)

通過對改客戶的實(shí)施，我們也吸取到了很多經(jīng)驗(yàn)，比如，要根據(jù)客戶的實(shí)際情況合理的做好規(guī)劃方案，能夠使運(yùn)輸掛靠企業(yè)不需要花太多的額外投入，包括人力、物力、財(cái)力，即可實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化管理。

我們針對該客戶這幾年使用過程中提出的需求進(jìn)行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)很多公司在發(fā)展的過程中都有相同的需求，我們認(rèn)為這是管理軟件發(fā)展的趨勢，同時(shí)也讓我們意識到要緊跟客戶的發(fā)展而發(fā)展，抓住用戶最實(shí)際的需求。接下來，我們會針對這種集團(tuán)化，規(guī)范化的企業(yè)進(jìn)行版本調(diào)整，并會加入駕駛員安全提醒與培訓(xùn)，交通違章信息推送與提醒功能，讓運(yùn)輸掛靠公司能從容應(yīng)對因駕駛員、車主對安全意識和法律法規(guī)認(rèn)識不到位而帶來的安全管理問題。

隨著運(yùn)輸公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，很多公司的業(yè)務(wù)不僅僅只滿足于掛靠資料的登記，掛靠業(yè)務(wù)的辦理，而是需要實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化、生態(tài)化、和集團(tuán)化，所以我們會針對客戶的需求進(jìn)行實(shí)際的調(diào)研和模式，實(shí)現(xiàn)車輛管理系統(tǒng)的移動化、集團(tuán)化的和集成化。提供根據(jù)實(shí)際需求可配置化的解決方案，實(shí)現(xiàn)快速部署，快速入手，快速實(shí)現(xiàn)收益的目的。

在推進(jìn)運(yùn)輸行業(yè)信息化的道路上，遇到各種各樣的阻力，包括運(yùn)輸行業(yè)各運(yùn)輸公司管理模式不盡相同，管理層對信息化和使用技術(shù)解決管理問題的不重視，業(yè)務(wù)人員素質(zhì)參差不齊等等問題都使得這些企業(yè)在管理上存在很多漏洞。前段時(shí)間成都一家物流運(yùn)輸公司就因?yàn)楣芾聿粐?yán)，導(dǎo)致出現(xiàn)重大交通事故，使得司機(jī)、車主以及運(yùn)輸公司法人都被刑拘。3死2傷的重大事故導(dǎo)致公司幾近破產(chǎn)，究其原因在于運(yùn)輸公司沒有使用專業(yè)的掛靠管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化的提醒，讓車主疏于日常保養(yǎng)和保險(xiǎn)辦理。如果信息提醒及時(shí)有效，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)處理及時(shí)規(guī)范，像本文中的企業(yè)一樣企業(yè)信息化管理應(yīng)用到位，那么久不會有那么大的損失了。所以我們倡導(dǎo)運(yùn)輸行業(yè)要積極利用信息化管理系統(tǒng)，這樣才能提高競爭力，提高效益，同時(shí)也能推動中國的物流運(yùn)輸業(yè)向前發(fā)展！